Projektbegleitung – was ist das?

Folgende Unterstützungsmöglichkeiten können wir in Form einer Projektbegleitung anbieten:

  • Gestaltung Projektinitiierung / neutrale Projektbewertung / Projektoptimierung
  • Unterstützung in den Vorgehensweisen (Agiles-, Wasserfall- bzw. Hybridverfahren)
  • Erstellung einer detaillierten und verständlichen Anforderungsdefinition; fachliche wie technische Leitungsbeschreibungen auf Basis unseres Portfolios
  • Begleitung im Angebot- und Auswahlverfahren von externen Beratungsunternehmen
  • Projekt-Risikoanalyse
  • Unterstützungsleistung bei der Entscheidungsfreudigkeit des Produkt Owner auf zuvor fundamental abgesicherten fachlichen sowie technischen Ergebnissen.

Damit ihr externer Dienstleister seine Leistungen vollumfänglich und nach Zeitplan erbringen kann, benötigt dieser die vereinbarte, uneingeschränkte Unterstützung aller notwendigen Mitarbeiter*innen des Auftraggebers. Weitere interne Bereiche / Abteilungen unterschiedlichster Art sind in einem solchen Projektvorhaben mit einzubinden, insbesondere dann, wenn es sich um Integrationsprojekte, großvolumige Projekte oder die Ablösung von Altsystemen handelt. Diese Projekte bringen zahlreiche Schnittstellen, neue Funktionen und Anforderungen mit sich, die zu realisieren und zu integrieren sind. Für den Projekterfolg erscheint es daher oft opportun, die für das Projekt benötigten, internen Ressourcen – zumindest temporär – von ihrem „normalen“ Tagesgeschäft freizustellen.

In den Projekten werden, neben bereits definierten Aufgaben, auch neue, aus der Projektarbeit entstehende Herausforderungen, technische und fachliche Rückfragen und u. U. für die zügige Fortsetzung notwendige, schnelle Entscheidungen auf die internen Mitarbeiter*innen aller Abteilungen und Bereiche zukommen.

In Anbetracht der Aufgabenstellung EPICs müssen ggf. weitere, tiefgreifender Beschreibungen, Machbarkeitsanalysen und Verifizierungen der EPICs erfolgen. Der Schwerpunkt in der erweiterten, unterstützenden Funktion auf der Kundenseite liegt u. a. in den Schwerpunkten

  • Qualitätssicherung der jeweiligen detaillierten Prozessdefinition
  • Qualitätssicherung einer exakt beschriebenen Funktionsdefinition
  • Erarbeitung, Verifizierung und Hinterfragung der Alternativen von Abbildungsmodalitäten, die über den SAP Standard hinausgehen (sog. GAPS)
  • die Modellierung von Testvorschlägen/Testfällen, ggf. mit einer Automatisierung der Testszenarien
  • die Erstellung von Schulungsunterlagen, Arbeitsanweisungen und Durchführung der Schulungen
  • Qualitätssicherung bzgl. der anstehenden maschinellen Migration

Die gewünschte Qualität der Integrationsarbeit und der zukünftigen Prozesse und Funktionen ist auch weiterhin abhängig von einem ordnungsgemäß und vollständig durchgeführten Testprozess. Während der jeweiligen Testphasen werden u. a. interne Mitarbeiter*innen in den Testprozess mit eingebunden, was in der Regel zu einem zeitlichen Engpass führen kann. Die Auswirkungen spätestens werden im Going-Live-Prozess bzw. in der anstehenden Supportphase deutlich sichtbar.(Mehraufwand)

Der – nach unserer Erfahrung – leider häufigsten Fehler für eine erfolgreiche, zeitlich passende Umsetzung eines Projekts ist die verbindliche Einbindung und Koordination der Mitarbeiter*innen des Auftraggebers. Die Bereitstellung, der zeitliche Einsatz und die Art und Form der Zusammenarbeit und Unterstützung mit dem externen Dienstleistern müssen gut geplant, intern abgestimmt und verbindlich zugesagt werden.

Oft ist zu beobachten, dass Mitarbeiter*innen in ihrem „Tagesgeschäft“ gefangen sind und der externe Dienstleister / Berater ein für die weitere Vorgehensweise dringend erforderliches Feedback (z. B. eine Entscheidung) nicht oder zumindest nicht zeitnah bekommt. Ein frühzeitiges Erkennen und Planen dieses u. U. latent vorhanden Verzugsrisikos verhindert u. a. den Gläubigerverzug.

Wir empfehlen – um eventuelle Engpässe bei dringend erforderlichen Entscheidungen möglichst zu vermeiden – eine Art „Zwischenpuffer“ – ähnlich einer Stabsstelle – zwischen den internen Mitarbeiter*innen und den externen Beratern einzurichten.

In Form einer verlängerten Werkbank können (Über)Prüfungsaufgaben, Machbarkeitsanalysen, Vorbereitungen von Entscheidungsvorlagen für Gremien, interne Bedenken und Entscheidungen über weitere Vorgehensweise an einen Dritten ausgesourct werden, der dann auch die Diskussions- und Abstimmungsrunden in Projektmeetings aufbereiten und begleiten kann.

Zur Unterstützung bzw. Erleichterung Ihres Projektvorhabens können wir auf Kundenseite folgende Unterstützungsleistungen anbieten:

  • Machbarkeits- und Ideenfindung
  • Dokumentationserstellung (Epics)
  • Einberufung, Steuerung und Führung von Workshops
  • Schlichtungsverfahren und Gutachtenerstellung
  • Qualitätsmanagement der fachlichen Anforderungen
  • Szenarienbezogene Prototyperstellung
  • Aufbereitung von Managementunterlagen
  • Testmanagement (u.a. Testkapazitäten)
  • Verlängerte Werkbank sämtlicher aufkommenden Banking / Treasury Themen

Wenn Sie Fragen oder weiteren Informationen zu dieser Vorgehensweise haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Verfügung.

Ihr Ansprechpartner:

Stephan Schneider
Geschäftsführer

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sschneider@strike-consulting.com

  +49 (0) 711 75 85 91 42